ВВЕДЕНИЕ
Современная научная организация управленческого труда, оперативное решение ©опросов в аппарате управления немысли мы без широкого внедрения стенографии как средства ускоре ния процесса документирования.
Об этом свидетельствуют два весьма существенных обстоя тельства.
1. Существует разрыв между творческой частью составления документа, т. е. мысленным формированием содержания, и руко писной фиксацией этих мыслей в документе — письмо не успевает за мыслью. Разрыв этот очень большой: так, например, написа ние несложного документа из 70 слов занимает не менее 10—15 минут, в то время как медленная, с обдумыванием, диктовка это го письма потребует 1—2 минут.
2. Научная организация умственного труда рассматривает са мый процесс написания документа только как вспомога тельную техническую операцию. Таким образом, перед орга низаторами управления в целом и делопроизводства в частности стоит обязательная задача — освободить любого квалифи цированного специалиста от написания черновиков писем, прика зов, отчетов и т. п., предоставив ему возможность диктовать нужные документы стенографистке, секретарю-стенографу или на диктофон.
Однако диктофон не всегда может заменить технического ра ботника, знающего стенографию. Применение диктофона целесо образно лишь в том случае, если содержание и форма документа тщательно продуманы диктующим, так что машинистка сможет механически воспроизвести текст. Если мысль изложена неясно, неточно или речь диктующего заглушалась посторонними шумами, специалисту придется весьма трудоемким путем исправ лять надиктованное и снова отправлять машинистке.
Диктуя стенографистке, специалист может легко вносить из менения в текст в процессе самой диктовки, причем отдельные шероховатости речи или повторы исправит и сама стенографистка при расшифровке стенограммы. Более того, при систематической работе со стенографом или другим делопроизводственным работ-ником, знающим стенографию, специалист может ограничиться луковкой лишь основного содержания документа — техни ческий работник сам составит весь текст.
Таким образом у специалистов вырабатываются навыки дик товки, которые они с успехом применят в дальнейшем при составлении больших документов (отчетов, докладов, актов обследо ваний, ревизий, проектов, статей и т. п.) с помощью стенографа или диктофона (в настоящее время, как известно, именно отсут ствие навыков мешает большинству сотрудников перейти на ме тод диктовки).
Опыт многих зарубежных стран убедительно показывает полезность применения стенографии. Несмотря на обилие средств механической фиксации слова (магнитофонов, диктофонов),роль стенографии в этих странах по-прежнему остается высокой, а число людей, владеющих стенографией, особенно в управленче ском аппарате, очень велико. Там редко встретишь делопроиз водственных работников (секретарей, машинисток, клерков, ре ферентов), не знающих стенографии.
В нашей стране применение стенографии для своих личных нужд, а также в повседневной работе управленческого аппарата хотя и увеличивается с каждым годом, но все еще крайне незна чительно. Штатных стенографов мало; используются они преиму щественно в секретариате руководства учреждения или предпри ятия и для стенографирования заседаний, совещаний. Нередки случаи, когда стенографисток непроизводительно загружают ма шинописными работами вместо того, чтобы привлечь их к записи под диктовку специалистов. Что касается остальных делопроиз водственных работников низшего и среднего звена, большею частью они вообще не знают стенографии.
Широкое внедрение стенографии в практику управленческого аппарата в 2—3 раза и более ускорит подготовку любого до кумента, высвободит у квалифицированных сотрудников до 20—30 процентов времени, которое ныне затрачивается ими на рукописное составление черновиков документов.
*
Задача настоящего учебника — дать всю сумму правил сте нографического письма и привить будущему технику-организа тору делопроизводства и любому работнику управленческого ап парата практические навыки записи со скоростью 70—80 слов в минуту. Учитывая, что средняя скорость обычного письма (без обдумывания) составляет всего лишь 15—20 слов в минуту, это означает повысить быстроту записи в 3—5 раз.
Овладение стенографией в таких пределах дает возможность: 1) записывать под диктовку начальников и специалистов любые указания, документы; 2) вести краткие протоколы (но не полную стенографическую запись) заседаний, совещаний; 3) пользо ваться стенографией в своей личной работе (например, при составлении плана очередных мероприятий, подготовке материалов к докладу, отчету и т. п.).
Делопроизводственные работники высшего и среднего звена— начальники канцелярий, техники-организаторы делопроизводст ва, заведующие машинописными, машинописно-стенографическими и машинописно-диктофонными бюро, а также работники групп и отделов НОТ, референты и др., сами овладевшие стенографией, знающие ее эффективность и сферы ее применения, — сумеют рационально использовать в управленческом аппарате как сте нографический труд, так и средства механизации записи, и тем самым добиться усовершенствования и ускорения документообо рота.
*1 * *
Учебник составлен по последнему варианту Государственной единой системы стенографии (ГЕСС), разработанному комиссией специалистов по заданию Министерства просвещения РСФСР. Этот вариант получил одобрение Учебно-методического совета Министерства в сентябре 1967 года и в течение четырех лет про верялся на опыте преподавания в Библиотечном техникуме Мос- горисполкома, на отделении «Организация делопроизводства».
Новый вариант, не ломая основ Государственной единой сис темы, утвержденной ВЦИК РСФСР в 1933 году, внес ряд упро щений и улучшений, сделав ее более доступной для широких масс. Срок изучения теории (правил стенографического письма) сокра щен на 2—3 месяца.
Авторы учебника применяют новую методику изложения ма териала, дающую возможность уже на ранней стадии обучения писать под диктовку не только отдельные слова, но и предложе ния и даже простые тексты, а во втором семестре — использовать стенографию для конспектирования большинства дисциплин, пре-подаваемых в техникуме.
Так как материал учебника (упражнения, тексты, словарь) разнообразен, не привязан к какой-либо определенной отрасли народного хозяйства, учебник может быть использован в любом учебном заведении, где преподается стенография.
СОВЕТЫ УЧАЩИМСЯ
Стенографией может овладеть каждый грамотный человек. Что сделать, чтобы изучение стенографии протекало наиболее эффективно? Перечислим главные условия.
1. Надо ежедневно не менее 15—20 минут тренироваться в письме и чтении. Стенография — это практическая дисциплина. Чтобы научиться писать быстро, недостаточно знать правила, сокращения и т. п., — нужно приобрести навыки скоростной записи, превышающей скорость обычного письма в 3—5 и более раз, нужно научиться писать, не задумываясь, как пи шется то или другое слово, сокращение. Можно сравнить изуче ние стенографии с изучением музыки: даже в совершенстве читая ноты, нельзя стать музыкантом; надо играть ежедневно, разви-вать беглость пальцев.
2. В начале обучения пишите медленно, медленнее, чем при обычном письме. Все внимание сосредоточьте на строке. Это предохранит от деформации стенографических знаков при быстром письме. Точно записанное быстро читается. И -в дальнейшем, когда вы уже овладеете стенографией, время от времени прибе гайте к ««чистописанию» — к медленному точному письму.
3. Чтение не менее важно, чем письмо. Все, что стенографи руете, обязательно прочитывайте, и не один раз. Добивайтесь, чтобы свою стенограмму вы читали так же быстро, как обычнее письмо (даже если записали давно). На практике знание сте-нографии определяется не по тому, как вы записали услышанное, а по тому, как прочли или письменно расшифровали стено грамму. Беглое чтение стенограммы даст вам возможность поль зоваться своими личными записями (конспектами, выписками из книг, интересными мыслями, застенографированными на совеща нии, во время беседы или под радио и т. п.), не прибегая к пись менной расшифровке. Тем самым вы сэкономите много времени.
4. Не довольствуйтесь краткими указаниями, данными в учеб нике перед каждым упражнением: «застенографируйте», «прочи тайте», «расшифруйте». Помните: чем больше раз вы застеногра фируете, спишете, прочтете упражнение, тем скорее выработаете автоматизм письма и чтения. Чрезвычайно полезно каждое упражнение после того, как его застенографируете или рас шифруете, написать под диктовку 2—3 раза, привлекая на помощь родных и товарищей. Вам необходимо развить умение писать на слух.
В тех случаях, когда в учебнике дан и текст упражнения, и его стенограмма, не соблазняйтесь легкой возможностью просто спи сать стенограмму учебника или прочесть ее расшифровку. Прояв ляйте максимум самостоятельности: как бы ни было трудно, пы тайтесь сами правильно застенографировать текст или про читать стенограмму и только после этого проверяйте себя по учеб нику. Если ошибок много, повторите забытое правило или сокра щения и снова выполняйте упражнение (пока не добьетесь хоро ших результатов).
5. Огромное значение имеют хорошие «орудия производства»: тонкопишущая ручка и гладкая бумага. Идете ли вы на урок, на практику или на работу, всегда имейте в запасе вторую ручку или хорошо очиненные карандаши. Ручка может отказать, и вы окажетесь в трудном положении.
Тетради (а когда будете писать по одной линейке, то лучше всего разлинованные блокноты) должны быть хорошего качества. Очень трудно писать, когда чернила расплываются или бумага шероховатая, так что перо застревает, царапает. Скорость от этого снижается, затрудняется и чтение стенограмм.
6. Стенографирование — процесс не только умственный, но и физический, он требует выработки ряда профессиональных ка честв. Прежде всего — собранности, умения сосредоточиться на голосе диктующего или говорящего, отключаясь от посторон них шумов (магнитофон, диктофон — это сделать не в состоянии, а человек может). Стоит отвлечься хотя бы на секунду, пропустишь несколько слов.
Второе качество — выдержка: стенографирующий не име ет права переспросить диктующего или говорящего даже в том случае, если не расслышал чего-либо или не успел записать. Надо оставить пропуск в стенограмме, а потом уточнить, но ни в коем случае не прерывать мысль диктующего.
Третье качество — выносливость. На практике придется стенографировать не 3—5 минут подряд, как это принято на боль шинстве уроков из-за недостатка учебных часов, а по 20—30 ми нут, иногда и час без перерыва. Поэтому следует трениро ваться в длительной записи во внеурочное время. С разрешения руководства или преподавателя такую тренировку можно орга низовать и в стенах учебного заведения, диктуя друг другу или записывая под магнитофон (последнее значительно эффектив нее). Когда приобретете некоторые навыки письма на пишущей машине, полезно также тренироваться в длительной расшифровке своих стенограмм.
7. С первых месяцев обучения применяйте полученные знания стенографии на занятиях по истории, обществоведению, русскому языку, литературе, делопроизводству и т. п. Первоначально это будут лишь отдельные стенографические знаки — сокращения часто встречающихся слов, вкрапленные в обычное письмо. По степенно таких знаков в конспектах станет больше, и незаметно
для себя вы перейдете от смешанного письма к дословному стенографированию. Это, с одной стороны, облегчит вам занятия по другим дисциплинам, так как вы будете пользоваться стенографическими конспектами, а с другой — поможет достигнуть большей скорости записи.
8. Стенография не является для вас самоцелью, а лишь подсобным знанием, но какую бы должность впоследствии вы ни занимали, она окажет вам неоценимые услуги.
Те из вас, кто проявит большие способности к стенографии, смогут путем дополнительной тренировки во вне учебное время (или на специальных курсах после окончания техникума) повысить скорость письма до НО и более слов в минуту, т. е. приобрести вторую специальность —стенографа высшей квалификации.